Tripatatons dans un communiqué de presse pour Trello

Depuis quand utilisez-vous Trello ?
Pour Johann, depuis 2 ans dans le cadre de son travail au sein de l’agence Web Applibox. Nous utilisions Trello avec nos clients pour partager l’avancement des projets et travailler de manière transparente avec eux. Johann l’utilise également pour divers projets personnels.
Pour Marilyne, depuis 1 an, c’est-à-dire depuis le jour où nous avons décidé de partir.

Pour quels projets de voyage avez-vous utilisé Trello ? Quelles destinations ?
Nous avons utilisé Trello pour préparer notre voyage d’au moins un an en l’Australie. Il s’agit d’un WHV (working holiday visa) donc nous travaillons sur place pour financer notre voyage. Nous avons d’autres projets de voyage et l’utilisation de Trello paraît évidente.

Pourquoi utilisez-vous cet outil ? Quels sont les avantages ?
Nous utilisons cet outil pour son côté pratique et collaboratif. Il est très facile d’ajouter une idée sur une carte, puis de la compléter plus tard. Le fait de pouvoir travailler de manière collaborative est vraiment génial. Enfin, les outils tels que checklist, pièces jointes, dates, nous ont permis d’organiser parfaitement notre voyage. Avec toutes les choses à penser, c’était plus simple d’avoir un logiciel capable de seconder notre mémoire. Il faut anticiper un départ et nombreuses sont les démarches à effectuer. C’était plus simple d’avoir les rappels qui s’affichaient au bon moment (résiliation de contrats, demande de documents…).

Comment faisiez-vous avant ? 
Avant, nous utilisions en général une feuille type Excel sur Google Drive pour pouvoir également partager les infos. Nous utilisions en parallèle Google Agenda pour se répartir les tâches et être sûrs de ne pas les oublier. Marilyne utilisait parfois aussi un agenda papier.

Comment organisez-vous votre tableau Trello ? Quels types de carte ? (Par étape du voyage ou « à faire / en cours / fait »…)
Nous avons organisé notre tableau en premier lieu par colonnes :
“Idées en vrac” pour les inclassables tels que sites utiles, applications smartphone…
“A faire avant de partir” qui a maintenant disparu (archivé)
“Fait avant de partir” nous faisions glisser les cartes effectuées de la catégorie précédente dans cette liste (résiliations, quoi mettre dans sa valise…)
“A faire en Australie” (hors voyage) agences à aller voir, choses importantes à acheter…
“Fait en Australie” créer son compte pour travailler, s’assurer…
“A faire pendant le voyage” lieux immanquables, lieux de bénévolat, lieux de helpX…
“A faire en revenant” rechanger les adresses, faire les démarches administratives classiques…
Ensuite nous déplacions les cartes une fois les tâches terminées.

Mettez-vous la liste des restaurants/bars à faire dans votre Trello ?
Nous avons ajouté des listes pour les endroits à visiter, mais ensuite nous avons préféré utiliser une Google Map. Un plus serait de pouvoir inclure une Google Map dans une carte directement 😉 Nous n’avons pas fait de liste de restaurants/bars car dans un road trip ça importe peu. Nous privilégions les parcs nationaux, villes sympas, adresses de bénévolat pour aider des animaux blessés…

Insérez-vous des pièces jointes dans votre tableau de voyage ? (photos, cartes, billet d’avion…) Si oui, lesquelles ?
Nous avons utilisé la fonction pièces jointes pour inclure des éléments déjà stockés dans Google Drive (fonctionnalité intégrée à Trello), mais aussi d’autres (PDF, guides…).

Utilisez-vous la fonctionnalité « checklists » ? Si oui, dans quelle mesure ?
Nous utilisons régulièrement la fonction checklist pour être sur de ne rien oublier. Nous avions notamment une carte dédiée “Checklist d’avant départ” pour les impératifs avant de prendre l’avion (passeports, billets d’avion, visas…) et d’autres pour ne rien oublier dans sa valise ou pour la gestion de l’administratif.

Organisez-vous des voyages à plusieurs ? Etes-vous plusieurs sur un même tableau Trello ? Comment vous répartissez-vous les tâches ?
Nous utilisons notre board à 2 et c’est très pratique car chacun peut interagir librement sur le board quand il le souhaite. De plus, les applications mobiles permettent encore plus de liberté et de facilité d’utilisation.
 
Y a-t-il des choses que vous n’auriez pas pu faire sans Trello ?
Sans Trello, impossible de se rappeler de tout et d’avoir une liste pour le futur. Trello permet d’avoir l’esprit libre et décharge notre cerveau.

Avez-vous des petites astuces à donner dans l’utilisation de Trello pour un voyage ?
Pour certaines personnes, l’utilisation de Trello peut être déroutante au démarrage. Il faut commencer simplement et utiliser les fonctionnalités petit à petit. Il faut prendre le temps de bien organiser afin de s’y retrouver et après c’est très simple. Il est important de bien suivre la chronologie pour voir chaque jour ce qu’il reste à faire, anticiper et s’organiser.

Avez-vous des conseils plus larges à donner pour organiser un voyage ?
De manière générale, organiser un voyage prend un peu de temps. Mais tout dépend du voyage.

• Ici, il s’agit d’un road trip, donc il faut prévoir à l’avance, notamment lorsque vous avez des contraintes comme un travail, un appartement, des abonnements… Mais une fois que vous y êtes, les visites et destinations changent au jour le jour au gré des rencontres, des saisons, du travail… Actuellement, nous checkons juste les lieux à voir pour être sûrs de ne rien rater, mais il n’y a plus de dates pour dicter notre parcours. Trello nous a beaucoup servi AVANT, pour la préparation etc…
• Pour un voyage de vacances (plusieurs jours), vous pouvez absolument tout noter, par exemple, chaque jour peut avoir sa checklist. Trello sera utile PENDANT les vacances. Sur une période courte, il est important de pouvoir tout condenser et ne rien oublier pour profiter de tout. Mais il n’y a pas vraiment de choses à anticiper, pas de contraintes à gérer avant.

Pour les plus geeks, Trello possède un channel IFTTT. Il est ainsi possible d’élaborer des automatisations de tâches, en fonction du temps, de l’heure, d’autres applications externes à Trello… Ceci peut s’avérer très pratique !

Enfin, pour ceux qui veulent se lancer dans l’aventure Trello, nous avons mis à disposition un modèle de board sur notre site (orienté Working Holiday Visa). Vous n’avez qu’à copier/coller et commencer à planifier votre futur road trip 🙂
et notre blog à fini dans un communiqué de presse.